Adatkezelési szabályzat

Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat

  

 

 

Frissítve: 2018. 05. 25.


 

I. A szabályzat hatálya

1.      Jelen szabályzat /a továbbiakban: Szabályzat/ hatálya kiterjed a Müller Trade s.r.o. (székhely: Bajtava 201, 943 65 Bajtava, Slovensko, cégjegyzékszáma: IČO 46885145, adószáma: DIČ 2023638793, e-mail: ugyfelszolgalat@parfumeden.hu) /a továbbiakban: Vállalkozás/ teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: Vállalkozás).

 

II. A szabályzat célja

 

2.      A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok Alaptörvény és EU 2016/679 GDPR rendelet szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy a Vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat, elveket és politikát.

 

III. Irányadó jogszabályok

 

3.      A Vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően, a jelen belső Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárnia:

 

-        Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)

           a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő      védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK       rendelet hatályon kívül helyezéséről /általános adatvédelmi rendelet, a        továbbiakban: GDPR/

IV. Értelmező rendelkezések, fogalmak

4.      A GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen belső Szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki:

 

a)      személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

 

b)      adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

 

c)      adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

 

d)     adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

 

e)      címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.

 

f)       harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

 

g)      nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.

 

h)      adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

 

i)        képviselő: az az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.

 

j)        Vállalkozás: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

 

További fogalmak:

 

k)      adatvagyon leltár: az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének felmérését szolgáló dokumentum.

 

l)        technikai és szervezési intézkedések: az adatkezelő által az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.

V. Az adatkezelés alapelvei

5.      A Vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).

 

6.      A Vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).

 

7.      A Vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően a Vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.

 

8.      A Vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A Vállalkozás minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).

 

9.      A Vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).

 

10.  A Vállalkozás megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).

 

11.  A Vállalkozás felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a Vállalkozás igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a Vállalkozás gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A Vállalkozás a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.

VI. Adatkezelési jogalapok

12.  A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 13-18. pontban meghatározott jogalapok egyike teljesül:

 

13.  Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez /a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés/.

 

14.  Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges /a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés/.

 

15.  Az adatkezelés a Vállalkozásra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges /a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés/.

 

16.  Az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges /a továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés/.

 

17.  Az adatkezelés közérdekű vagy a Vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges /a továbbiakban: közhatalmi jogosítványon alapuló adatkezelés/.

 

18.  Az adatkezelés a Vállalkozás vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek /a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés/.

 

19.  A Vállalkozás egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.

 

VII. Az adatvagyon leltár

20.  A Vállalkozás a tevékenysége körében végzett adatkezelésre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt kötelezettségeknek megfelelő technikai és szervezési intézkedések megalkotása céljából adatvagyon leltárt készít. Az adatvagyon leltár tartalmazza a Vállalkozás által kezelt összes adatkört. Az adatvagyon leltár jelen Szabályzat 1. számú mellékletét képezi.

 

21.  A Vállalkozás adatkezelési tevékenységével összefüggésben az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek az alábbiak:

 

a)      az érintett [például ügyfél, partner, munkavállaló]

b)      az adatkezelés megnevezése és célja [például jogszabályi kötelezettségen alapuló számviteli kötelezettség teljesítése, munkaviszonnyal összefüggő adatkezelés, üzleti megrendelések teljesítése, stb.]

c)      a kezelt adatok köre  [például név, lakcím, telefonszám, e-mail cím, munkabér]

d)     esetlegesen kezelt különleges adatok köre [például szakszervezeti tagság, egészségügyi adatok]

e)      az adatkezelés jogalapja [például érintett hozzájárulása, szerződés teljesítése, jogszabályi kötelezettség, jogos érdek érvényesítése]

f)       az adatkezelés időtartama [például számviteli törvény szerinti 8 év, üzleti kapcsolat időtartama]         

g)      kik férhetnek hozzá a személyes adatokhoz a Vállalkozás szervezetén belül [például ügyvezető, adminisztrációt végző munkatárs, könyvelő, könyvvizsgáló, rendszergazda]

h)      ki számára kerülhet az adat továbbításra [például könyvelést végző szervezet, logisztikai szolgáltató, biztonsági szolgálat, felügyeleti hatóság]

i)        alkalmaz-e a Vállalkozás adatfeldolgozót, ha igen kit, milyen célra és milyen személyes adatokhoz férhet hozzá és mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat [például könyvelő, bérszámfejtő, szerver üzemeltető, honlap üzemeltető, logisztikai szolgáltató, biztonsági szolgálat]

 

22.  A Vállalkozás adatfeldolgozási tevékenységével összefüggésben (amennyiben van ilyen) az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek az alábbiak:

 

a)      mely tevékenységéhez kötötten minősül a Vállalkozás adatfeldolgozónak;

b)      ki az adatkezelő, akinek a nevében az adatfeldolgozási tevékenységet végzi;

c)      milyen személyes adatokhoz fér hozzá;

d)     mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat.

 

VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése

 

23.  A Vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.

 

Tájékoztatáshoz való jog

 

24.  A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

 

25.  A Vállalkozás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.

 

26.  Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.

 

Tájékoztatás az érintett kérésére

 

27.  Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.

 

28.  A Vállalkozás késedelem nélkül, de legfeljebb a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintett kérelme nyomán hozott intézkedésekről.

 

29.  Szükség esetén - figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát - a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Vállalkozás - a késedelem okainak megjelölésével - a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

 

30.   A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.

 

31.  Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a Vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:

a)      észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy

b)      megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

 

32.  A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a Vállalkozást terheli.

 

Kötelező adatkezelési tájékoztatás

 

a)      a Vállalkozás elérhetőségei, a Vállalkozás képviselőjének a személye és elérhetőségei;

b)      az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

c)       a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;

d)      a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, a Vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei;

e)      adott esetben a személyes adatok címzettjei;

f)       adott esetben annak ténye, hogy a Vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat.

 

34.     A személyes adatok első megszerzésének időpontjában a Vállalkozás a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:

 

 

a)      a személyes adatok tárolásának időtartamáról;

b)      az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a Vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;

c)      a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

d)     a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;

e)       arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni továbbá, hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.

 

35.  Ha a Vállalkozás a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és a 34. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.

 

a)      Jelen Szabályzat 3. számú mellékletét képezi, az Adatkezelési tájékoztató, amely a jelen szabályzat szövegével együtt megismerhető

b)      A 34. pontban foglalt információkat a Vállalkozás „Adatkezelési tájékoztató" megjelöléssel közzéteszi a honlapján olyan módon, hogy az könnyen megtalálható és könnyen elérhető legyen bárki számára.

 

c)      A honlapon való közzététel mellett vagy helyett, a Vállalkozás választhatja az Adatkezelési tájékoztató szerződés mellékleteként történő hozzáférhetővé tételét. Ebben az esetben elegendő az adott érintetti körre vonatkozó adatkezelési tájékoztatást az érintett rendelkezésére bocsátani. Általános Szerződési Feltétel /ÁSZF/ részét nem képezheti az Adatkezelési tájékoztató.

 

37.   Amennyiben a Vállalkozás a kezelt adatokat nem közvetlenül az érintettől szerezte meg, úgy a Vállalkozásnak nem áll fenn az érintettel szemben az előzőekben írt tájékoztatási kötelezettsége.

 

Hozzáférés joga

38.  A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

 

39.  Az érintett jogosult arra, hogy a Vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

 

a)      az adatkezelés céljai;

b)      az érintett személyes adatok kategóriái;

c)      azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a Vállalkozás közölte vagy közölni fogja;

d)     adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama;

e)       az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a Vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

f)       a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

g)       ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;

h)      az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

 

40.  A Vállalkozás az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja.

 

41.  Az érintett által kért további másolatokért a Vállalkozás az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel, melynek mértékét a Vállalkozás árszabási szabályzata, egyéb szabályzata, vagy egyéb dokumentum tartalmazza.

 

Helyesbítéshez való jog

 

42.  A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

 

43.  A Vállalkozás, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

 

Törléshez (elfeledtetéshez) való jog

 

44.  A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.

 

45.  A Vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

 

a)      a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;

b)      az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;

c)      az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)

d)     a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;

e)      a személyes adatokat a Vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

 

46.  Az érintett törlési kérelmének a Vállalkozás nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, a Vállalkozásra alkalmazandó jogszabályi kötelezettség (pl. számviteli szabályozás) teljesítéséhez, azokat a Vállalkozás az előírt időtartamig megőrzi.

 

47.  Amennyiben a Vállalkozáshoz törlési kérelem érkezik, a Vállalkozás első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében a Vállalkozás elkérheti az érintett és a Vállalkozás között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte, stb.), az érintett számára a Vállalkozás által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (a Vállalkozás azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).

 

48.  Amennyiben a Vállalkozásnak eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.

 

49.  A Vállalkozás a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet a Vállalkozás képviselője vagy az(ok) a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza:

 

a)      az érintett nevét

b)      a törölt személyes adattípust

c)      a törlés időpontját.

 

50.  A Vállalkozás tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

Az adatkezelés korlátozáshoz való jog

51.  A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

 

52.  A Vállalkozás az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

a)      az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Vállalkozás ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;

b)      az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;

c)      a Vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy

f)        az érintett a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen: ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

 

53.  Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

 

54.  A Vállalkozás tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

 

Tiltakozás

 

55.  A tiltakozás joga az érintettet a közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.

 

56.  A Vállalkozás az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

 

57.  Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.

 

58.  Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

 

Adathordozhatósághoz való jog

 

59.  Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.

 

60.  A Vállalkozás biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa a Vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

 

IX. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

61.  Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a Vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni és igazolni tudja.

 

a)      adattovábbítás nyilvántartása

b)      érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a Vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása

c)      hatósági megkeresések és az arra a Vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása

d)     adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása

e)      ügyfelek nyilvántartása

f)       marketing célú megkeresések nyilvántartása

g)      munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása

h)      munkaerő-felvétel nyilvántartása

i)        adatvédelmi incidensek nyilvántartása.

 

63.   A Vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett, a 62. pontban meghatározott adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:

 

a)      a Vállalkozás neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a Vállalkozás képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;

b)      az adatkezelés céljai;

c)      az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;

d)     olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják

e)      adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;

f)       ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;

g)      ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

 

64.  Amennyiben a Vállalkozás adatfeldolgozóként is végez tevékenységet, úgy a Vállalkozás nyilvántartást vezet az adatfeldolgozásra megbízást adó más vállalkozás nevében végzett adatkezelési tevékenységek valamennyi kategóriájáról. Ez a nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:

 

a)      a megbízást adó adatkezelő és annak képviselője neve és elérhetőségei;

b)      az adatfeldolgozásra megbízást adó más vállalkozás nevében végzett adatkezelési tevékenységek kategóriái;

c)      adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása.

 

65.  A nyilvántartásokat a Vállalkozás írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban.

 

X. Adatbiztonsági rendelkezések

 

66.   A Vállalkozás a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja.

 

67.  A fentiek értelmében a Vállalkozás köteles garantálni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását.

 

68.  A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a Vállalkozás a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel és biztonsági fokozatba sorol.

 

69.  Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:

 

a)      a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;

b)      azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;

c)      azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;

d)     az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket.

 

70.  Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében a Vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.

 

71.  A Vállalkozás legalább az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:

 

a)      a Vállalkozás a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be [ez lehet pld. elektronikus beléptetési rendszer működtetés; vagy egyszerű kulcsos beléptetés, ahol a kulcs csak belépésre jogosultaknak áll rendelkezésre; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

 

b)      a Vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy [pld. irodák, szerver szobák zárása; monitor fóliák alkalmazása; monitorok olyan módon történő elhelyezése, hogy az azon szereplő adatokra kizárólag a jogosultak láthassanak rá; csak a Vállalkozás által auditált adathordozót lehessen a számítógépekhez csatlakoztatni; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja].

 

72.  A Vállalkozás legalább az alábbi logikai kontrollokat alkalmazza:

 

a)      a Vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá [pld. jogosultsági szintek meghatározása munkakörönként; számítógépes adatbázisokhoz való hozzáférés jogosultsági szinteknek megfelelő beállítása; a belső számítógépes hálózatba való belépés felhasználó névhez és jelszóhoz kötése; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

 

73.  A Vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:

 

a)      a Vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen [pld. tevékenység logolás; épületbe/irodába való beengedés naplózása (akár papír alapon); vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

 

b)      a Vállalkozás biztosítja olyan iratkezelési eljárásrend kialakítását, hogy a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok a lehető leghamarabb kiszűrésre kerüljenek és azokat a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg [pld. amennyiben a postabontó úgy ítéli meg, hogy ilyen adatot tartalmazó irat birtokába jutott, úgy azt kizárólag erre, vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

 

XI. Adatvédelmi incidensek kezelése

 

74.  Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.

 

75.  Az adatvédelmi incidenst a Vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a Hatóságnak.

 

76.  Az adatvédelmi incidenst nem kell a Hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

 

77.  Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.

 

78.  Amennyiben az adatvédelmi incidens Hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:

 

a)      ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;

b)      közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;

c)      ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

d)     ismertetni kell a Vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

 

79.  Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a Vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.

 

80.  Az előző pont szerinti tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:

 

a)      az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;

b)      ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

c)      ismertetni kell a Vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

 

81.  Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

 

a)      a Vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;

b)      a Vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;

c)      a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

 

82.  Amennyiben a Vállalkozás adatfeldolgozási tevékenységet is végez, úgy a nála bekövetkezett adatvédelmi incidensről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, akinek a számára az adatfeldolgozási tevékenységet végzi.

 

83.  Amennyiben a Vállalkozás adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni a Vállalkozásnak.

 

XII. Ügyfél adatok kezelése

 

84.  A Vállalkozás üzleti tevékenysége körében végzett termékértékesítését és szolgáltatás nyújtását a Ptk. rendelkezései, illetve a tevékenységére vonatkozó esetleges speciális jogszabályok alapján végzi. Az adatok kezelésének jogalapja írásbeli, vagy szóbeli szerződésen alapul, a szerződő fél és a rá vonatkozó személyes adatok vonatkozásában.

 

85.  Az előző pont szerinti szerződés teljesítése keretében a Vállalkozás számára hozzáférhetővé váló személyes adatok, így például a szerződésben szereplő kapcsolattartó adatai vagy egyéb az üzleti tevékenység során megismerni szükséges, vagy szükségesnek ítélt személyes adatok kezelésének jogalapja a Vállalkozás jogos érdekén alapul. A GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:

 

a)      adatkezelés tárgya

b)      a jogos érdek jogalap megállapítása

c)      a kezelendő személyes adatok

d)     adatkezelés célja

e)      a Vállalkozás jogos érdekének megnevezése

f)       az érintettek milyen jogai sérülhetnek

g)      érdekmérlegelés

h)      milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a Vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.

 

86.  Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek) jelen Szabályzat 2. számú mellékletét képezi(k).

 

XIII. Egyes speciális adatkezelések

         

Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések

 

87.  A Vállalkozás a 37. pont szerinti "Adatkezelési tájékoztató”-ba belefoglalja az álláspályázatokra vonatkozóan a 34. és 35. pontban meghatározottakat. A Vállalkozás az általa kiírt álláspályázatban az elérhetőség megjelölésével hivatkozik az "Adatkezelési tájékoztató”-ra. Amennyiben a Vállalkozás nem elektronikus úton tette elérhetővé az "Adatkezelési tájékoztató”-t, úgy a vonatkozó rendelkezéseket az álláspályázatba foglalja.

 

88.  Amennyiben a Vállalkozás az álláspályázat az állás betöltését követően is tárolni kívánja az álláspályázó által beadott iratokat, úgy ehhez az álláspályázó hozzájárulását kell kérni. A hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie. Ennek érdekben a hozzájáruló nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:

 

a)      a Vállalkozás képviselőjének kiléte és elérhetőségei;

b)      a személyes adatok tervezett kezelésének célja [például későbbi megkeresés újonnan megnyílt pozíció betöltésére], valamint az adatkezelés jogalapja (hozzájáruláson alapuló);

c)      a személyes adatok tárolásának időtartama;

d)     az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a Vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását;

e)      az érintett azon joga, hogy bármely időpontban visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

f)       a hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.

 

89.  A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni.

 

90.   A Vállalkozás a munkavállalók adatait a vonatkozó rendelkezések alapján kezeli és az abban meghatározott módon tájékoztatja, a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.

 

91.  A Vállalkozás a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.

 

92.  A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:

 

a)      szerződésen alapuló [a munkaszerződés]

b)      jogi kötelezettségen alapuló [például adózás, tartásdíj levonás]

c)      jogos érdeken alapuló [például munkahelyi ellenőrzéssel kapcsolatos adatok].

 

93.   Amennyiben a Vállalkozás 92. c) pont alapján kezel adatot, úgy a GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:

 

i)        a Vállalkozás jogos érdekének megnevezése

j)        kik az érintettek és milyen jogai sérülnek

k)      érdekmérlegelés

l)        milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a Vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.

 

94.  Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek)et a munkavállalók számára hozzáférhetővé kell tenni [például belső hálózat útján, munkaszerződés mellékleteként].

Weboldallal összefüggő adatkezelések

95.  Regisztráció. A regisztráció során az Érintettnek kötelezően meg kell adnia az Adatvagyon leltárban részletezett személyes adatait és szükséges a regisztrációk során az Érintett önkéntes és határozott hozzájárulását kérni személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez. Az Érintett pozitív válasza történhet egy gombra történő kattintással, vagy jelölőnégyzet bejelölésével, és a hozzájárulás tényét, és a hozzájárulás időpontját rögzíteni kell a vonatkozó adatbázisban. A regisztráció során megadott személyes adatok kezelése a regisztrációval kezdődik és annak kérelemre történő törléséig tart. Nem kötelező adatok esetén az adatkezelés az adat megadásának időpontjától a kérdéses adat kérelemre történő törléséig tart.

 

96.  Technikai adatok. A rendszer működtetése során technikailag rögzítésre kerülő adatok: az Érintett bejelentkező számítógépének azon adatai, melyek a szolgáltatás igénybe vétele során generálódnak és melyeket a weboldal rendszere a technikai folyamatok automatikus eredményeként rögzít. Az automatikusan rögzítésre kerülő adatokat a rendszer az Érintett külön nyilatkozata vagy cselekménye nélkül a belépéskor, illetve kilépéskor automatikusan naplózza. Ezen adatok egyéb személyes felhasználói adatokkal - törvény által kötelezővé tett esetek kivételével - össze nem kapcsolhatók. Az adatokhoz kizárólag a Vállalkozó fér hozzá. A naplózott adatokat a rendszer – az utolsó látogatás dátumának kivételével, amelyet automatikusan felülír – a naplózás időpontjától számított 6 hónapig tárolja. Ez nem érinti a jogszabályban (pl. számviteli jogszabályokban) meghatározott megőrzési kötelezettségek teljesítését, valamint a Weboldalon történő regisztráció során vagy egyéb módon adott további hozzájárulások alapján történő adatkezeléseket.

 

97.  Cookie. A Weboldalon tett látogatások során egy vagy több cookie-t – azaz egy-egy karaktersorozatot tartalmazó kis fájlt – küld a Vállalkozó a látogató számítógépére, amely(ek) révén annak böngészője egyedileg azonosítható lesz. Ezen cookie-k a Google által biztosítottak, felhasználásuk a Google Adwords rendszerén keresztül történik. Ezeket a cookie-kat csak egyes al-oldalak látogatása esetén küldjük el a látogató számítógépére, tehát ezekben csak az adott al-oldal meglátogatásának tényét és idejét tároljuk, semmilyen más információt nem. Az így elküldött cookie-k felhasználása a következő: A külső szolgáltatók, közöttük a Google, ezen cookie-k segítségével tárolják, ha az Érintett korábban már látogatást tett a hirdető webhelyén, és ez alapján hirdetéseket jelenítenek meg az Érintett részére külső szolgáltatók - közöttük a Google - partnereinek internetes webhelyein. Az Érintett a Google hirdetések kikapcsolására szolgáló oldalon tilthatják le a Google cookie-jait. (Azt is jelezheti az Érintett számára, hogy a Network Network Advertising Initiative leiratkozási oldalán a külső szolgáltatók cookie-jait is letilthatja.) A letiltást követően a számára nem fognak megjelenni személyre szabott ajánlatok a Vállalkozótól. Alkalmazott cookie-k: Átmeneti (session) cookie: a session cookie-k az Érintett látogatása után automatikusan törlődnek. Ezek a cookie-k arra szolgálnak, hogy a Vállalkozó honlapja hatékonyabban és biztonságosabban tudjon működni, tehát elengedhetetlenek ahhoz, hogy a Weboldal egyes funkciói vagy egyes alkalmazások megfelelően tudjanak működni. Állandó (persistent) cookie: állandó cookie-t is használ a Vállalkozó a jobb felhasználói élmény érdekében (pl. optimalizált navigáció nyújtása). Ezek a cookie-k hosszabb ideig kerülnek tárolásra a böngésző cookie file-jában. Ennek időtartama attól függ, hogy az Érintett az internetes böngészőjében milyen beállítást alkalmaz. Jelszóval védett munkamenethez használt cookie. Bevásárlókosárhoz szükséges cookie. Biztonsági cookie. Külső szerverek segítik a Weboldal látogatottsági és egyéb webanalitikai adatainak független mérését és auditálását (Google Analytics). A mérési adatok kezeléséről az adatfeldolgozók tudnak részletes felvilágosítást nyújtani az Érintett részére. Elérhetőségük: www.google.com/analytics. Amennyiben az Érintett nem szeretné, hogy a Google Analytics a fenti adatokat az ismertetett módon és céllal mérje, telepítenie kell böngészőjébe az ezt blokkoló kiegészítőt.

 

98.  A legtöbb böngésző menüsorában található „Segítség” funkció tájékoztatást nyújt arra vonatkozóan, hogy a böngészőben hogyan lehet letiltani a cookie-kat, hogyan fogadjon el új cookie-kat, vagy hogyan adjon utasítást böngészőjének arra, hogy új cookie-t állítson be, vagy hogyan kapcsoljon ki egyéb cookie-kat.

 

99.  Elektronikus hírlevél. A Weboldalon személyre szabott hírlevélre történő feliratkozásra is van lehetőség. A lehetőség igénybevételével kapcsolatosan a hírlevélre feliratkozó Érintett önkéntes és határozott hozzájárulását kell kérni az Adatleltárban részletesen meghatározott személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez. Az érintett pozitív válasza történhet egy gombra történő kattintással, vagy jelölőnégyzet bejelölésével, és a hozzájárulás tényét, és a hozzájárulás időpontját rögzíteni kell a vonatkozó adatbázisban. A Vállalkozó kiemelt figyelmet fordít az általa kezelt elektronikus levélcímek felhasználásnak jogszerűségére, így azokat csak az alábbiakban meghatározott módon használja fel (tájékoztató vagy reklám) e-mail küldésére. Az e-mail címek kezelése elsősorban az Érintett azonosítását, a megrendelések teljesítése, szolgáltatások igénybe vétele során a kapcsolattartást szolgálja, így elsősorban ennek érdekében kerül sor e-mail küldésére. A regisztráció során megadott elektronikus levélcímekre hirdetést vagy reklámot (hírlevél) tartalmazó leveleket a Vállalkozó csak az Érintett kifejezett hozzájárulásával, a jogszabályi előírásoknak megfelelő esetekben és módon küld. A hírlevél direkt marketing elemekkel rendelkezik és reklámot tartalmaz. Vállalkozó a hírlevél igénybevétele során az Érintett által megadott adatokat kezeli. Hírlevél esetében a Vállalkozó, mindaddig kezeli az Érintett hírlevél feliratkozása során megadott adatait, ameddig az Érintett a hírlevélről le nem iratkozik a hírlevél alján található „Leiratkozás” gombra kattintva vagy nem kéri a levételét a hírlevélre feliratkozók listájából e-mailben vagy postai úton. Leiratkozás esetén a Vállalkozó további hírleveleivel, ajánlataival nem keresi meg az Érintettet. Az Érintett bármikor ingyenesen leiratkozhat a hírlevélről és hozzájárulását visszavonhatja. A regisztrált felhasználóink a személyes oldalukra belépve is bármikor és ingyenes leiratkozhatnak a hírlevélről.

 

100.  Személyre szabott hírlevél. A Vállalkozó a regisztrált Érintettek személyes adatait, arra is felhasználhatja, hogy számukra személyes ajánlatokat küldjön, hírlevél formájában. A személyre szabott hírlevél keretében a Vállalkozó a regisztrált és a hírlevélre feliratkozott Érintettek korábbi vásárlásait vizsgálja, és ennek vizsgálata és eredménye alapján, személyre szabott hírlevelet is küldhet számukra. A személyre szabott hírlevélről való leiratkozásra az előző pontban található rendelkezések az irányadók. Amennyiben az Érintett felhasználó leiratkozik a hírlevélről, a továbbiakban Személyre szabott hírlevelet sem fog kapni.

 

101. Egyéb weboldallal kapcsolatos rendelkezések. Vállalkozó rendszere az Érintettek aktivitásáról adatokat gyűjthet, melyek nem kapcsolhatók össze az Érintett által a regisztrációkor megadott egyéb adatokkal, sem más honlapok vagy szolgáltatások igénybevételekor keletkező adatokkal. Minden olyan esetben, ha a szolgáltatott adatokat a vállalkozó az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről az Érintettet tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa. Vállalkozó kötelezi magát, hogy gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a felvett, tárolt, illetve kezelt adatok védettek legyenek, illetőleg mindent megtesz annak érdekében, hogy megakadályozza azok megsemmisülését, jogosulatlan felhasználását és jogosulatlan megváltoztatását. Kötelezi magát arra is, hogy minden olyan harmadik felet, akiknek az adatokat esetlegesen továbbítja vagy átadja, ugyancsak felhívja ez irányú kötelezettségeinek teljesítésére. Vállalkozó fenntartja a jogot, hogy jelen Szabályzatot az Érintettek weboldal felületén történő előzetes értesítése mellett egyoldalúan módosítsa. A módosítás hatályba lépését követően az Érintettnek a Weboldal további használatához el kell fogadnia a módosításokat, a vállalkozó által, a Weboldalon biztosított módon.

Elektronikus megfigyelőrendszerrel összefüggő adatkezelések

102. Elektronikus megfigyelőrendszer (CCTV, biztonsági kamera) a Vállalkozó által üzemeltetett helyiségek, a munkavállalók, ügyfelek és a helyi közösség, a Vállalkozó vagyonának védelme céljából, a Vállalkozó és egyéb személyek jogos érdeke alapján, a személy- és vagyonvédelemre vonatkozó törvény rendelkezéseinek megfelelően, elektronikus kép- és hangrögzítés történhet, amelynek célja a személyek és a Vállalkozó vagyonának nyomon követése a biztonság megőrzése, a bűncselekmények és a közösség ellenes viselkedések megelőzése. A felvételek az Adatvagyon leltárban foglaltak szerint kerülnek kezelésre és amennyiben nem merül fel olyan biztonsági incidens, esemény, amely az adatoknak a hatóságok részére történő átadását, vagy egyéb – a GDPR rendeletben foglalt jogalapokkal összhangban álló – felhasználását indokolná, felhasználás hiányában a törvényben meghatározott határidő (alapesetben 3, egyes esetekben 30/60 nap) leteltét követően törlésre, megsemmisítésre kerülnek.

 

XIV. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések

 

103.                   Az adatokat elsődlegesen a Vállalkozás, illetve a Vállalkozás belső munkatársai jogosultak megismerni, azonban azokat nem teszik közzé, harmadik személy részére nem adják át.

 

104.                   Ha az adatkezelést a Vállalkozás nevében más végzi [például bérszámfejtés, szerver-szolgáltatás, honlap üzemeltetés, stb.], a Vállalkozás kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik, vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

 

105.                   Az adatfeldolgozó a Vállalkozás előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe.

 

106.                   Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában a Vállalkozás és az adatfeldolgozó szerződést kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint a Vállalkozás kötelezettségeit és jogait határozza meg.

 

107.                   Az előző pont szerinti szerződés különösen előírja, hogy az adatfeldolgozó:

 

a)      a személyes adatokat kizárólag a Vállalkozás írásbeli utasításai alapján kezeli,

b)   biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;

c)      alkalmazza a legalább a Vállalkozás által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;

d)     tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett feltételeket;

e)      az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti a Vállalkozást abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;

f)       segíti a Vállalkozást az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;

g)      vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről a Vállalkozást;

h)      az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a Vállalkozás döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a Vállalkozásnak, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.

 

108.  Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a Vállalkozás utasításának megfelelően kezelheti.

 

109.  Az adatfeldolgozók megnevezését, címét és az általuk végzett adatkezelési tevékenységet a 4. számú melléklet tartalmazza.

XV. Hatályba léptető és záró rendelkezések

110.                   A jelen szabályzat 2018. május 25-én lép hatályba.

 

Kelt.: Budapest, 2018. május 24.                 

 

 

 

2. számú melléklet

Érdekmérlegelési teszt – ügyfél oldali kapcsolattartó adatokra vonatkozóan –

Frissítve: 2018.05.23.

 

Adatkezelés tárgya:    Az üzleti tevékenység ellátására vonatkozó szerződéssel (a továbbiakban: szerződés) összefüggő, kapcsolattartó személyek (továbbiakban: érintettek) egyes személyes adatainak kezelése

Jogos érdek jogalap:   A Vállalkozás a GDPR 6. cikkében foglaltak megvizsgálását követően arra jutott, hogy a szerződésben aláíró félként nem szereplő természetes személyek (érintettek) adatai kezelésének jogszerűsége a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerint az adatkezelő jogos érdekére alapítható.

Kezelendő személyes adatok:            A szerződés szerinti kapcsolattartó személy (érintett) neve, munkahelyi telefonszáma és munkahelyi e-mail címe. A személyes adatokat a szerződést adatkezelő ügyfeleként aláíró személy bocsátja rendelkezésre.

Adatkezelés célja:       A szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás.

Jogos érdek:                A Vállalkozás által a szerződésben foglaltak hatékony teljesítésének elősegítése.

Érintett jogai, amelyek sérülhetnek:  Névviseléshez fűződő jog; természetes személy azonosíthatósága egyéb adatok alapján

Érdekmérlegelés:        A Vállalkozás érdeke a tevékenységének minél hatékonyabb ellátása, annak elérésére, hogy a szerződésben vállalt kötelezettségei szakmai teljesítésére tudjon megfelelő időt fordítani. A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adminisztratív feladatok, igények (például dokumentumok beszerzése) úgy tudnak a lehető leghatékonyabban megvalósulni, kielégülni, hogy a Vállalkozás ügyfelénél alkalmazott, az ezen feladatokért felelős, azok ellátására kompetens személlyel folyik a kapcsolattartás. Az érintettel a Vállalkozásnak releváns és megfelelő kapcsolata áll fenn, hiszen az érintett az adatkezelő ügyfele alkalmazásában áll.

Garanciák:                  A Vállalkozás kizárólag a szerződésben foglaltak teljesítése érdekében kezeli az érintett adatait. A szerződésben foglalt titoktartási rendelkezések is kötik a Vállalkozást.

A Vállalkozásnál szigorú belső adatkezelési eljárásrend van hatályban, az adatokhoz kizárólag arra jogosultak férnek hozzá; az adatok nem kerülnek továbbításra.

Összegzés:                  A Vállalkozás a fentiek alapján úgy ítéli meg, hogy megállapítható a jogos érdeke az ügyféllel kötött szerződésben szereplő kapcsolattartók adatainak kezelésére, a jogos érdeket nem írják felül az egyén jogai és szabadságjogai.

 


3. számú melléklet

Adatkezelési tájékoztató

Frissítve: 2018.05.25.

Kérjük figyelmesen olvassa el a Tájékoztatót, annak érdekében, hogy megértse, hogy hogyan kezeljük a személyes adatait és megismerje az adatkezeléssel kapcsolatos jogait.

Társaságunk adatkezelőként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át és elkötelezett ezek védelmében. Részletes és aktuális Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatunk weboldalunkon keresztül teljes terjedelmében megismerhető. Amennyiben nem járul hozzá adatai kezeléséhez, jelenleg kezelt adatai törlésre kerülnek. Az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelet (679/2016 sz. rendelet, a továbbiakban: GDPR) 13. cikke alapján az az alábbi tájékoztatást adja:

Az Adatkezelő adatai:

Cégnév:                                  Müller Trade s.r.o.

Székhely:                                Bajtava 201, 943 65 Bajtava, Slovensko

Weboldal:                               https://parfumeden.hu

E-mail:                                    ugyfelszolgalat@parfumeden.hu

Adatvédelmi Tisztviselő:         az adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére

Adatvédelmi kérelmek:            amennyiben bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét postai úton vagy elektronikusan a fenti címünkre küldheti el. Válaszainkat késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által megadott címre.

Külföldi adattovábbítás:          nem történik külföldre továbbítás.

1.         Adatkezelési célok

Az adatkezelő az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:

a)      tevékenység nyújtásához kapcsolódóan a szolgáltatást igénybe vevők adatait szerződéses kötelezettség teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;

b)      lehetséges ügyfelek számára marketingtevékenység;

c)    munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;

d)    partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése;

e)    ügyfelek megrendeléseinek teljesítése;

f)    vagyonvédelem, személyi biztonság;

g)    belső adminisztráció elősegítése;

h)    jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez.

2.         Jogalapok az Ön személyes adatainak felhasználáshoz

Az Ön személyes adatainak használatát az alábbiak alapozzák meg, mint jogalapok:

a)      a számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont

b)      kapcsolattartás, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. A partnerek munkavállalóinak adatai esetében az adatkezelés jogalapja: érdekmérlegelés. Az adatkezelő jogos érdeke: üzletmenet folytonosság.

c)      munkavállalók adatainak kezelése, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pontok.

d)      szerződéses partnerek adatainak kezelése, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont

e)      marketing tevékenység, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.

Marketing tevékenység céljából Facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik.

f)       on-line regisztráció, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont

g)      biztonsági kamera üzemeltetése, jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. Az adatkezelő jogos érdeke: vagyonvédelem, munkavállalók esetében az Mt.-ben meghatározott munkáltatói jogos érdek.

A b) és g) pontban szereplő érdekmérlegelési tesztek a fent megjelölt e-mail címre küldött kérelem esetén tekinthetők meg.

3.         Az adatkezelés időtartama

A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább nyolc évig megőrizzük. A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje nyolc év.

A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.

A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat fennállását követő maximum egy év.

Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: öt év.

4.             Érintetti jogok

A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak.

a)      hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés);

b)      amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása;

c)      törlés, adatkezeléshez hozzájárulás visszavonása (kizárólag a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén); a visszavonás nem érinti – a hozzájárulás visszavonása előtt – végrehajtott adatkezelés jogszerűségét. A visszavonást Ön postai vagy elektronikus úton is kezdeményezheti.

d)      az adat kezelésének korlátozása;

e)      a személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása;

f)       személyes adatainak harmadik személy szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása;

g)      bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése; vagy

h)      tiltakozás a személyes adat használata ellen.

5.         Adatfeldolgozás

Kezelt személyes adatait az Adatkezelési szabályzatunk 4. számú mellékletében felsorolt adatfeldolgozóknak továbbítjuk, az ott megjelölt adatfeldolgozás céljából.

A közreműködő adatfeldolgozók szerződéses jogviszonyban állnak társaságunkkal és megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelésre vonatkozó jogszabályoknak való megfelelésre, és az Ön személyes adatainak és jogainak védelmét biztosító megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

 

1.         Tájékoztatás jogorvoslatról

Az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Szlovák Köztársaság Adatvédelmi Hivatala. Amennyiben Ön külföldi állampolgár, úgy a lakhelye szerinti felügyeleti hatóságnál is panaszt tehet.

Jogai megsértése esetén Ön bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Az adatvédelmi perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik, a per – az Ön választása szerint – az Ön lakhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

--------------------------------------------

Kijelentem, hogy az általam alábbiakban megadott személyes adataim a valóságnak megfelelnek és az adatkezeléséhez önkéntesen, minden külső befolyás nélkül járulok hozzá, az adatkezelő érvényben lévő Adatkezelési és adatbiztonsági szabályzatának – amelynek a jelen tájékoztató is mellékletét képezi – megismerésére lehetőséget kaptam, az abban foglaltakat tudomásul vettem.

 

AZ ÉRINTETT ADATAI
(minimum három adat szükséges minimum egy személy egyértelmű azonosításához)

Név

 

Anyja neve

 

Születési hely, időpont

 

Lakcím

 

Telefonszám

 

E-mail cím

 

 

 

Kelt: Budapesten, 20…  ……………….. hó ……….            …………………………………………..

                                                                                                    (az érintett aláírása)

 

 

 

 

betöltés